Legitimación del D.N.I. del cliente en Registros y Administraciones públicas

  Contenido y Conservación de las Facturas

  Motivar a Profesionales

  Aumentar la Contribución de los trabajadores en los despachos

  Las Nuevas Tecnologías en el trabajo de las asesorías

  Informática en las Asesorías

Legitimación del D.N.I. del cliente en Registros y Administrciones públicas

Contenido y Conservación de las Facturas

Los profesionales tienen obligación de expedir y entregar facturas al prestar sus servicios, incluso en los supuestos de autoconsumo y pagos anticipados (provisiones de fondos).

Las facturas deberán contener como elementos básicos:

• número correlativo y serie
  

• identificación (nombre y apellidos o denominación social, así como NIF o CIF) y domicilio del emisor y del destinatario
  

• fecha de expedición y de devengo, entendido este último como la de la conclusión de la realización del servicio
  

• descripción de los servicios y su coste (base imponible)
  

• tipo de gravamen aplicado (16% I.V.A.) y cuota
  

• retenciones del I.R.P.F. sobre la base imponible (15%, salvo que el profesional haya iniciado su actividad hace menos de tres años y no hubiese ejercido otra actividad profesional en el año anterior al de inicio de aquélla. Cumplidos ambos requisitos, la retención será del 9%)

Para beneficiarse de esta retención reducida, el profesional deberá comunicar por escrito dicha circunstancia a sus clientes, quienes deberán conservar esta comunicación, debidamente firmada.

• montante total de la factura
  

Rectificación de facturas

Deberá incluir los siguientes datos:

• factura modificada
  

• rectificación realizada
  

• su numeración especial

Períodos de conservación

La legislación mercantil exige que las facturas se conserven durante un período de seis años.

A efectos fiscales, transcurrido cuatro años prescriben los posibles delitos.

Motivar a profesionales

La motivación es un factor muy importante a tener en cuenta en el trabajo ya que activa la diligencia de los trabajadores y que facilita que trabajen más y mejor, disfrutando de ello.

Una vez que las necesidades básicas están satisfechas (alimento, seguridad, etc), los empleados se mueven en busca de afecto, reconocimiento, autorrealización, autonomía y poder. En un despacho profesional o asesoría, el empleado típico suele ser un profesional altamente entrenado con título universitario. Estos profesionales reciben una enorme satisfacción intrínseca por su trabajo.

Este tipo de trabajador suele tener un compromiso fuerte y a largo plazo con su campo de trabajo. Su lealtad se dirige más a menudo a su profesión que a su despacho. Para mantenerse actualizados en su campo, necesitan actualizar regularmente sus conocimientos, y su compromiso hacia su profesión significa que su jornada laboral se extiende más allá de ocho horas al día, cinco días a la semana. 

Cada empleado es único y el jefe debe atender a cada individualidad; los directivos deben crear un clima propicio para que emerja esa motivación intrínseca que existe en los profesionales del sector. Cada empleado tiene diferentes necesidades, no se debe tratar a todos por igual. Es necesario invertir tiempo en conocer cuales son las necesidades de cada empleado, para poder individualizar las metas, el nivel de involucración y las recompensas. 

Para este grupo profesional el dinero y los ascensos están bajos en su lista de prioridades, porque disfrutan de lo que hacen. En cambio, el reto por el trabajo tiende a ser calificado como alto en la escala de los profesionales. Les gusta enfrentarse a problemas y encontrar soluciones. La principal recompensa en su trabajo es el trabajo en sí mismo. 

Los profesionales también valoran el apoyo. Quieren que los demás piensen que lo que están haciendo es importante. 

Algunas pautas para motivar a profesionales pueden ser:

• Proporcionarles proyectos que constituyan un reto continuo
  

• Darles autonomía de seguir sus intereses y permitirles estructurar su trabajo en formas que ellos encuentren productivas
  

• Recompensarles con oportunidades de formación que les permita mantenerse actualizados en su campo
  

• Premiarles también con reconocimiento
  

• Demostrarles sinceramente que tiene interés en lo que están haciendo

Otro punto a destacar es que aunque el individuo forme parte de un colectivo funcional (equipo de trabajo) sus tareas deben formar un bloque identificable y significativo. De este modo, el profesional desarrolla un sentimiento de propiedad y responsabilidad que propicia su motivación y mejora su rendimiento. Además, cada puesto de trabajo debe tener bien identificado el valor que añade, y su ocupante debe conocer su contribución a la satisfacción del cliente.

Por otra parte, difícilmente se puede sentir motivado un profesional si debe someter cualquier mínima decisión a la consideración de su jefe.  El techo de los puesto de trabajo debe elevarse en lo posible, de modo que prevea la toma de decisiones. Las decisiones deberían tomarse en el nivel más bajo posible, por supuesto, sin sobrepasar el razonable riesgo de error.

Por último, es importante verificar el sistema de equidad. Las recompensas deberían ser percibidas por los empleados como equivalentes a las contribuciones que ellos proporcionan en el trabajo. Es decir, la experiencia, las habilidades, el esfuerzo y otras contribuciones deberían explicar las diferencias en el desempeño y, por tanto, en el salario, asignaciones de trabajo y otras recompensas.

Aumentar la Contribución de los trabajadores en el despacho

El secreto de la competitividad de un negocio de servicios está en hacer que las contribuciones de los empleados aumenten en función de los años que permanecen en el despacho profesional.

Según la teoría de Brian Tracy las contribuciones realizadas por los empleados están en función de tres factores: la suma de los talentos naturales de las personas y los talentos adquiridos en el puesto de trabajo, multiplicada por un tercer factor, las actitudes. Según esta teoría, hay personas normales que con buenas actitudes sobresalen en su trabajo y personas que derrochan su enorme potencial con unas actitudes mediocres. Según Tracy, la clave que distingue a los dos tipos de empleados son las actitudes.

Teniendo en cuenta esta teoría, un despacho profesional debe cuidar especialmente su sistema de selección para filtrar a personas con los talentos naturales deseados, debe promocionar la adquisición de nuevo conocimiento y debe influir en la mejora de las actitudes de los empleados.

Las actitudes son consecuencia directa del autoconcepto de los empleados. Cuando en un despacho profesional se crean las condiciones para que los empleados tengan un mejor concepto de sí mismos, piensen de una manera más inteligente sobre sí mismos, se sientan mejor consigo mismo y con su trabajo, se facilita mucho el que las actitudes mejoren.

Los objetivos de satisfacción y fidelización de clientes requieren la creación de una sana adicción hacia el despacho entre los colaboradores.

La fidelización de empleados puede ser el producto de dos circunstancias muy distintas: las políticas sociales que defienden la estabilidad del empelo y la satisfacción del empleado con su trabajo. No obstante, la vinculación por satisfacción permite una conexión más segura con el aumento de la productividad.

Es necesario fomentar la existencia de un proyecto y una cultura de despacho profesional, que actúe como integradora del equipo humano. La creación de valor requiere que la cultura de despacho profesional y el estilo peculiar de hacer las cosas se reflejen en el comportamiento de todos los colabores. Los clientes se desconciertan si observan en los colaboradores que les atienden una patente divergencia de estilo.

La interiorización del proyecto de despacho profesional por parte de los colaboradores, requiere tiempo. Un despacho profesional se asegura su productividad futura en la medida en que:

• Procure activamente lograr el objetivo de vinculación de sus empleados, definido, muchas veces, en forma de años de relación con el despacho profesional, según el puesto que ocupen
  

• Haga todo lo posible por crear un proyecto y una cultura de despacho profesional integradora
  

• Logre que los colaboradores hagan suyo el proyecto de despacho profesional. El objetivo es hacer que trabajen "al estilo de la casa", que se sientan "propietarios" de lo que hacen y a gusto con su trabajo, sus jefes y sus clientes

Otro punto relevante para que la contribución de los trabajadores aumente es conseguir que los trabajadores tengan un comportamiento espontáneo, que sería aquel que no se refleja en el contrato, es decir, que el empleado realice su tarea con verdadero espíritu de servicio. Cuando un trabajador decide poner libremente todo lo mejor de sí es cuando su productividad se dispara ya que el cliente estará realmente satisfecho con el servicio que recibe.

Existen otros factores de clara incidencia económica:

• Costes de permanencia: son los relacionados con el crecimiento de las expectativas de los colaboradores. Con el paso del tiempo los empleados ejercer mayor presión en cuanto a salarios y condiciones de trabajo, pero su repercusión no sería negativa si paralelamente se incrementa su capacidad productiva
  

• Costes de rotación: la rotación sería un importante coste para los despachos profesionales ya que hay que tener en cuenta que en este tipo de trabajos es muy importante la atención al cliente

El ciclo de fracaso es la dinámica que se crea en algunas organizaciones con los colaboradores y clientes. Este ciclo comienza con el descontento de los trabajadores que es un malestar que ha sido provocado por un pobre diseño de los puestos de trabajo.

Si el contenido del trabajo es limitado, la responsabilidad sobre la calidad del servicio se transfiere a la estructura del despacho profesional y los medios tecnológicos utilizados. Si los empleados tienen poca responsabilidad, lo lógico es que se les pague poco. Si se les paga poco, se les selecciona y se les entrena mal. Todo lo anterior provoca que sea habitual que el empleado cometa errores y se sienta incapaz de dar respuesta a muchas de las peticiones de los clientes. Todo esto provoca una mala actitud y cierta desmotivación por lo que se hace.

Ante esta situación, los empleados optan por dos alternativas: los mejores abandonan y los peores acaban por ser despedidos, quedándose una mayoría mediocre. El proceso genera una rotación elevada, nuevos gastos de selección y formación y un nuevo ciclo con la misma lógica de fondo.

La consecuencia lógica de todo esto es el descontento de los clientes, la falta de continuidad en las relaciones personales con los empleados, la alta tasa de deserciones y la necesidad de que el despacho emplee sus recursos financieros en traer nuevos clientes y no en mejorar el servicio prestado.

Una forma de romper este ciclo es diseñar puestos de trabajo con un contenido más amplio lo que supondría un cambio de mentalidad en la forma de dirigir y la necesidad de crear las condiciones para que se pueda confiar en los colaboradores.

Las Nuevas Tecnologías en el trabajo de las Asesorías

¿Cómo ha variado la labor diaria del asesor?

En la labor diaria del asesor se han producido profundos cambios en los últimos veinte años, motivados por la llegada y generalización del ordenador personal. La importancia de invertir en tecnología se debe a que, en las últimas décadas, el trabajo del asesor se ha visto facilitado por la utilización del software. La comunicación mediante correo electrónico y la búsqueda de información en Internet han supuesto un cambio radical en la rutina del asesor

En los próximos años se producirán cambios relevantes en la tecnología, y los asesores no van a poder permanecer ajenos a estos cambios. Las asesorías se encuentran todavía en el principio de una gran revolución tecnológica que afecta tanto a la forma cotidiana de trabajar como de entender las mismas.

¿Cómo se comunican los asesores entre sí?

- La Intranet o red interna facilita la comunicación y agiliza el trabajo dentro de la asesoría. También permite el acceso a bases de datos, legislación, informes sobre casos anteriores y en curso, así como seguimiento del cobro o facturación de cada cliente.

Al utilizar Intranet se produce un volcado en la red de toda la documentación y los datos, que cualquier asesor puede consultar de manera rápida y fiable, disponiendo así de una completa y útil biblioteca digital.

En Intranet se puede realizar el clásico control de acceso de usuario a la red y la definición de distintos perfiles de usuarios que tengan diferentes derechos de acceso.

- La videoconferencia es una reunión a distancia entre dos o más personas que pueden verse y escucharse entre si a través de la red mediante aplicaciones específicas. Este sistema permite realizar reuniones con los clientes, planes de formación, reuniones técnicas, etc.

El Ministerio de Justicia ha preparado el Plan de implantación de la videoconferencia, que permitirá la realización de actuaciones procesales sin necesidad de que los intervinientes estén físicamente presentes en el mismo lugar.

- El teléfono móvil es otro de los instrumentos de comunicación que se ha generalizado, sus múltiples ventajas han hecho que se busque una mayor rentabilidad de su uso, por ejemplo, posibilitando que el cliente pueda mandar una alerta al móvil de su asesor o que éste reciba información puntualmente a través de su teléfono.

¿Cómo se comunican asesor y cliente?

En España, cada vez un número mayor de asesorías confían en las posibilidades de Internet para mejorar los procesos internos y ganar en competitividad. Algunos despachos, en su afán de ofrecer mejores servicios cuentan, además de con su propia página web, con un portal en el que los asesores de la firma disponen de una Intranet y los clientes de una Extranet, donde pueden acceder mediante una clave propia a una zona privada con sus expedientes e informes.

En lo relativo a seguridad se puede utilizar, al igual que en Intranet, el control asignando a cada usuario una clave. También se puede realizar la definición de diversos perfiles de usuario que tengan, asimismo, diferentes derechos de acceso.

¿Cómo influye la llegada de Internet en el ámbito de la asesoría?

- Comunicación: la llegada de Internet y demás herramientas web ha supuesto un cambio radical en el ámbito de las asesorías. La red es en el momento presente el medio de comunicación más ágil y rápido.

- Información: las posibilidades de consulta práctica que ofrece Internet son infinitas ya que no cierra en sábados ni domingos, no ocupa nuestro espacio vital con decenas de volúmenes de librería. Es por tanto una fuente inagotable de acceso a la información.

- Negocio: los objetivos del comercio electrónico son: aumentar la cuenta de resultados, servir de referente en el mercado, resultar una ventaja competitiva, ser una diferencia, un reflejo de modernidad y calidad en sus servicios, servir para recuperar la inversión, así como constituir una nueva forma de comunicación y fidelización de clientes.

Informática en las Asesorías

Estudio de las necesidades informáticas

El primer aspecto que se debe considerar en la gestión informática de un despacho de asesores es el estudio de las necesidades. Tener una estructura informática adecuada para realizar la actividad diaria implica un análisis de necesidades y una compra en función de las mismas. Una gran inversión en equipos informáticos no es siempre sinónimo de una eficiente inversión.

Claves en la elección de un proveedor

La elección de un proveedor es tan importante como la elección del equipo que se va a adquirir, se deben tener en cuenta las siguientes claves en la elección de un proveedor:

• La asesoría debe asegurarse de la fiabilidad y solvencia del proveedor antes de la compra de los equipos informáticos

• Se deben tener en cuenta el contrato de los servicios complementarios como por ejemplo los servicios de asistencia telefónica, los períodos de garantía y el transporte e instalación de los equipos informáticos

• El proveedor se debe encargar de la recomendación y compra del software en base a las necesidades de la empresa que tienen estar definidas incluso por puesto de trabajo a fin de que la recomendación sea óptima. Las copias legales y originales de software aseguran su calidad y correcto funcionamiento

Actualización de equipos informáticos y su software

La actualización de los equipos y el software es importante para evitar el desfase de los sistemas informáticos. Las nuevas tecnologías avanzan a gran velocidad y los ordenadores se quedan obsoletos ante los nuevos requerimientos de los programas, por tanto se deben controlar las inversiones en equipos y sus amortizaciones.

En cuanto a la actualización de los equipos informáticos son de gran utilidad algunos componentes que alargan su vida útil para la empresa, como por ejemplo el aumento de la memoria RAM o la capacidad del disco duro.

La actualización del software puede venir determinada por el proveedor del mismo que tras la compra del software original le facilitará una tarjeta de registro para mantenerle informado de las nuevas versiones y ofertas para su actualización, así como de la aparición de nuevos programas para su negocio. En otros casos será el propio programador del software quien le facilitará dicha posibilidad.